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GERENCIA DE SECRETARIA GENERAL |
Abog. JAVIER RAMON DAVILA FIGUEROA |
SECRETARIA GENERAL |
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NATURALEZA DEL CARGO:
- Ejecutar actividades de organización, dirección, control y coordinación de las acciones propias de la secretaría.
- Supervisar al personal bajo su mando.
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO:
- Planificar, dirigir, controlar y coordinar actividades propias del área, de conformidad a la normatividad vigente.
- Apoyar al Concejo Municipal en la gestión administrativa en materia de su competencia.
- Efectuar convocatorias para el desarrollo de Sesiones de Concejo a los Regidores y personas u organizaciones que correspondan, conforme a Ley.
- Asistir las sesiones de Concejo con puntualidad y registrar su desarrollo.
- Llevar las actas de las sesiones de Concejo en forma ordenada y actualizada.
- Dar fe de los actos del Concejo y normas emitidas por el Alcalde.
- Llevar el control de asistencia de los señores Regidores a las sesiones y emitir el informe pertinente.
- Informar oportunamente a los órganos de la entidad, sobre las disposiciones que emita el Concejo Municipal.
- Elaborar resoluciones, Decretos de Alcaldía, Ordenanzas, Acuerdos de Concejo
sobre asuntos de su competencia, para la firma del Alcalde, velando por cumplir las formalidades necesarias y se encuentren enmarcadas dentro de la normatividad legal vigente.
- Dar forma final a las disposiciones municipales que se elaboran en mérito a los acuerdos de Concejo Municipal.
- Supervisar, ejecutar y controlar las actividades relacionadas al trámite documentario de la entidad.
- Organizar, supervisar, controlar, verificar y mantener el desarrollo de las actividades relacionadas al Sistema Nacional de Archivo.
- Centralizar, revisar, sistematizar y procesar la tramitación y archivo de las
comunicaciones, expedientes, contratos y demás documentos que provengan de los diferentes organismos y dependencias municipales.
- Consolidar y elaborar la Memoria Anual.
- Supervisar y controlar la edición y difusión de revistas, boletines, comunicados, notas de prensa, etc., para su difusión.
- Verificar, controlar y supervisar el desarrollo de los actos protocolares de la
Municipalidad.
- Llevar las actas de las Asambleas de los Alcaldes Distritales, de las Juntas y
Comités vecinales que convoque el Alcalde.
- Llevar el control y registro de los documentos que emite el Concejo Municipal y el
Despacho de Alcaldía.
- Llevar el registro de todos los dispositivos de carácter municipal, debidamente ordenados, clasificados y numerados.
- Proponer y elaborar el cronograma y programa de celebraciones de las ceremonias dominicales de izamiento del Pabellón Nacional, en coordinación con los organismos correspondientes.
- Verificar y controlar el cumplimiento de funciones del personal bajo su mando.
- Otras funciones que le asigne el Gerente Municipal.
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SUB. GERENCIA DE RELACIONES PÚBLICAS NATURALEZA DEL CARGO:
- Ejecutar actividades de organización, dirección, control, coordinación y proyección de las acciones propias de la Sub. Gerencia de Relaciones Publicas.
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO:
- Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de relaciones públicas, protocolo e imagen Institucional de la Entidad.
- Proponer normas, reglamentos, directivas y otros que aseguren la eficiencia de
los servicios al usuario de la entidad.
- Programar, coordinar y supervisar las actividades de información, divulgación y comunicación a nivel interno y externo.
- Organizar, atender, conducir y coordinar los actos protocolares de la
Municipalidad.
- Editar revistas y boletines, así como folletos informativos sobre las actividades de la Municipalidad y mantener actualizado el periódico mural.
- Efectuar los requerimientos con oportunidad, en los casos en que se pretende adquirir los servicios de los medios de comunicación.
- Verificar, controlar y autorizar la emisión de avisos, comunicados y otros que se
pretenda difundir a la opinión pública.
- Verificar, las actividades de información, comunicación y similares antes de su impresión y divulgación.
- Coordinar con las diferentes Unidades Orgánicas para mejorar la imagen de la
Institución.
- Verificar y controlar el cumplimiento de funciones del personal bajo su mando.
- Brindar el servicio de orientación y guía a los usuarios de la entidad.
- Elaborar cartillas de información y orientación al usuario y público en general sobre trámites, servicio, requisitos y otros relacionados al que hacer de la Institución.
- Controlar el cumplimiento de funciones del personal a su cargo.
- Otras funciones que le asigne Secretaría General.
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SUB. GERENCIA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
NATURALEZA DEL CARGO:
-
Ejecutar actividades de organización, dirección, control, coordinación y Proyección de las acciones propias de la Sub. Gerencia de Administración Documentaria.
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO:
-
Planear, organizar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades del acerbo documentario, trámite y archivo.
-
Proponer normas, reglamentos, directivas y otros que aseguren la eficiencia de los servicios al usuario de la entidad en materia de trámite documentario, así como la sistematización de los procedimientos administrativos.
-
Organizar, conducir y mantener el archivo general de la Municipalidad.
-
Centralizar, revisar, sistematizar y procesar la tramitación y archivo de las comunicaciones que provengan de los diferentes organismos y dependencias municipales.
-
Clasificar, depurar y archivar la documentación existente de la toda la
municipalidad, conforme al reglamento del sistema de archivo nacional y de las normas internas del archivo municipal.
-
Formular cuadros estadísticos de la fluidez documentaría y del archivo conforme a lo dispuesto por las normas técnicas de archivo.
-
Efectuar coordinaciones permanentemente con el Archivo Regional
-
Hacer cumplir las disposiciones sobre el Sistema de Trámite Documentario y
Archivo.
-
Dictar medidas de clasificación, codificación, ordenamiento del Acervo Documentario de trámite y archivo, conforme a lo dispuesto por las normas legales.
-
Otras funciones que le asigne Secretaría General.
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